Huishoudelijk-regelement

Artikel 1
Toelating van leden

Zij die als lid tot de vereniging willen toetreden, vermelden bij
hun schriftelijke aanmelding hun naam, adres, postcode,
woonplaats, e-mail adres en tel. nr.. Bij een aanmelding als
gezinslid/jeugdlid wordt de naam van de partner c.q. het hoofdlid
vermeld.
Naam, adres en woonplaats van de in het eerste lid bedoelde
personen worden zo spoedig mogelijk in de nieuwsbrief van de
vereniging gepubliceerd met de mededeling, dat de leden binnen
twee weken na verschijning schriftelijk en gemotiveerde
bezwaren tegen de toelating van een of meer aspirant-leden aan
het bestuur kenbaar kunnen maken. Het bestuur overweegt deze
bezwaren bij zijn beslissing betreffende de toelating.
De secretaris deelt het bestuursbesluit in geval van niet-toelating
zo spoedig mogelijk schriftelijk aan de betrokkene mede waarbij
de motieven meegedeeld worden, die het bestuur tot zijn
beslissing hebben geleid. Het bestuursbesluit wordt ook aan
eventuele bezwaarden schriftelijk medegedeeld.
In geval van toelating staan de statuten en het huishoudelijk
reglement gepubliceerd op de website: www.shilohshepherds.nl

Artikel 2
Opzegging, ontzetting en schorsing
1.Indien het bestuur voornemens is, een besluit tot opzegging,
ontzetting of schorsing te nemen als bedoeld in de artikel 5 van de
statuten, dan stelt het bestuur het betrokken lid tijdig tevoren
schriftelijk onder opgave van redenen van dit voornemen in
kennis.

Het betrokken lid kan binnen twee weken bij het bestuur een
bezwaarschrift tegen het in het eerste lid bedoelde voornemen
indienen.
Het lid wordt voorts mondeling door het bestuur gehoord als dat
in het bezwaarschrift wordt gevraagd. Het bestuur kan ook
anderen horen alvorens te besluiten. In spoedeisende gevallen kan
het bestuur besluiten voor de behandeling van het bezwaarschrift,
doch niet dan nadat het betrokken lid is gehoord, dan wel de
gelegenheid heeft gehad te worden gehoord.

Artikel 3
Voorzitter

De voorzitter bevordert de behartiging van de belangen van en de
goede gang van zaken in de vereniging.
Hij leidt, behoudens het bepaalde in artikel 13 lid 1 en 15 lid 2 der
statuten, de Algemene Vergaderingen en de vergaderingen van
het bestuur. Hij handhaaft in de vergaderingen de statuten en
reglementen van de vereniging en houdt ook buiten de
vergaderingen toezicht op deze handhaving.
Hij bepaalt de volgorde van behandeling van zaken tijdens de
vergadering, zolang de vergadering zelf daarover geen besluit
neemt.
Hij handhaaft de orde in de vergadering.
Hij ondertekent samen met de secretaris de notulen van alle
vergaderingen en de belangrijke uitgaande brieven.

Artikel 4
Secretaris

De secretaris voert de correspondentie van de vereniging,
ondertekent alle uitgaande brieven en legt de belangrijke
uitgaande brieven ter beoordeling en medeondertekening aan de
voorzitter voor.
Hij maakt, behoudens het bepaalde in artikel 39 der statuten, de
notulen van de Algemene Vergaderingen en van de
bestuursvergaderingen. Hij zendt de notulen van een
bestuursvergadering zo spoedig mogelijk na die vergadering in
concept aan alle bestuursleden en agendeert de behandeling
daarvan voor de eerstvolgende bestuursvergadering. Hij
ondertekent de notulen na, eventueel gewijzigde, vaststelling
samen met de voorzitter en neemt de eventueel door het bestuur
aangebrachte wijzigingen tevens op in de notulen van de
vergadering waarin tot deze wijzigingen werd besloten.
Hij draagt in overleg met de voorzitter zorg voor de opstelling van
de agenda’s en alle bijbehorende stukken voor de Algemene
Vergaderingen en de bestuursvergaderingen en ziet toe op tijdige
verzending daarvan.
Hij doet in iedere bestuursvergadering mededeling van alle
ingekomen brieven. Aan het bestuur gerichte of voor het bestuur
bestemde, maar bij andere bestuursleden ingekomen brieven,
worden onverwijld door deze bestuursleden aan de secretaris
doorgezonden.
Hij draagt zorg voor het bijhouden van een overzichtelijk archief,
waarin naast alle inkomende, een afschrift van alle uitgaande
correspondentie en alle vergaderstukken en notulen, ook alle
overige voor de vereniging van belang zijnde stukken worden
opgenomen.
Hij draagt zorg voor het voortdurend en nauwkeurig bijhouden
van een ledenregister, waarin de namen, adressen en het soort
lidmaatschap van alle leden zijn opgenomen. Dit register is voor
alle leden bij de secretaris ter inzage.
Hij draagt er door registratie van de in een Algemene Vergadering
aanwezige stemgerechtigde leden en door andere maatregelen
zorg voor, dat bij eventuele stemmingen ieder aanwezig
stemgerechtigd lid op zo doelmatig mogelijke wijze één stem kan
uitbrengen.
Hij stelt het jaarverslag zo tijdig samen, dat dit na vaststelling
door het bestuur overeenkomstig artikel 14 lid 1 van de statuten
kan worden uitgebracht.
Het bestuur kan besluiten, dat een deel der werkzaamheden van
de secretaris door een ander lid van het bestuur of, onder toezicht
en verantwoordelijkheid van de secretaris, door een lid buiten het
bestuur zal worden verricht volgens een werkverdeling die de
goedkeuring van het bestuur behoeft.

Artikel 5
Penningmeester

De penningmeester ziet, behoudens het bepaalde in het zevende
lid, toe op het doen van alle ontvangsten en uitgaven der
vereniging. Hij zorgt voor een tijdige inning van de jaarlijkse
contributie der leden.
De penningmeester behoeft voorafgaande toestemming van het
bestuur voor het doen van uitgaven tot een hoger bedrag dan
waartoe door het bestuur is bepaald.
De penningmeester is bevoegd, namens de vereniging bewijzen
van ontvangst te ondertekenen. Hij kan deze bevoegdheid echter
voor concreet omschreven ontvangsten tot ten hoogste een door
het bestuur daartoe te bepalen bedrag delegeren aan de beheerder
van een dagelijkse kas als bedoeld in het zevende lid.
De penningmeester houdt nauwkeurig boek van alle ontvangsten
en uitgaven en van alle andere gegevens die van belang kunnen
zijn voor de uitvoering van artikel 14 van de statuten.
Hij stelt de begroting, onderscheidenlijk de balans en de staat van
baten en lasten zo tijdig samen, dat deze na vaststelling door het
bestuur overeenkomstig artikel 14 van de statuten kunnen worden
uitgebracht. In de begroting worden naast de ramingen voor het
nieuwe jaar ook de ramingen voor het voorafgaande jaar en de
uitkomsten van het laatst afgesloten jaar vermeld. In de staat van
baten en lasten worden naast de uitkomsten van het betreffende
jaar ook de ramingen voor dat jaar en de uitkomsten van het
voorafgaande jaar vermeld.
Het bestuur kan bepalen, dat andere bestuursleden dan de
penningmeester of leden van een door het bestuur ingestelde
commissie bevoegd zijn tot het doen van ontvangsten en uitgaven
tot ten hoogste een daartoe door het bestuur te bepalen bedrag, en
belast zijn met het beheer van de daaruit voortvloeiende
dagelijkse kas, een en ander voor zover dit direct verband houdt
met hun specifieke bestuurs- of commissietaak. Het saldo van een
dergelijke kas mag niet meer bedragen dan een daartoe door het
bestuur bepaald bedrag; het meerdere wordt onverwijld aan de
penningmeester afgedragen. De beheerder van een dagelijkse kas
is voor zijn beheer verantwoording schuldig aan de
penningmeester. Hij houdt daartoe nauwkeurig boek van alle
ontvangsten en uitgaven en van alle andere gegevens die de
penningmeester noodzakelijk acht en verschaft de penningmeester
daarvan een overzicht zo dikwijls deze dat gedaan, in de boeken
der vereniging worden verantwoord.

Artikel 6
Bestuursvergaderingen

Het bestuur vergadert als de voorzitter of tenminste de helft van
de andere zittende bestuursleden dit wenselijk acht.
De bestuursleden worden, spoedeisende gevallen uitgezonderd,
tenminste twee weken tevoren van de door de voorzitter bepaalde
dag, uur en plaats van de vergadering in kennis gesteld.
De agenda, vermeldende de te behandelen onderwerpen, en
eventuele toelichtende stukken worden, spoedeisende gevallen
uitgezonderd, zo tijdig aan alle bestuursleden toegezonden dat
deze zich op verantwoorde wijze op de vergadering kunnen
voorbereiden.
4.Indien het tweede en derde lid niet in acht zijn genomen of het
betreffende onderwerp in de agenda niet duidelijk is omschreven,
dan kan tijdens de vergadering slechts een besluit worden
genomen indien tenminste twee/derde van het aantal zitting
hebbende bestuursleden aanwezig is en met het nemen van een
besluit instemt. Over alle besluiten wordt zo nodig mondeling
gestemd, nadat de voorzitter het voorstel waarover gestemd moet
worden, duidelijk heeft geformuleerd. De volstrekte meerderheid
is behaald indien tenminste één stem meer vóór dan tegen het
voorstel is uitgebracht, waarbij blanco stemmen niet worden
meegerekend.

Artikel 7
Einde bestuurslidmaatschap
Ieder die ophoudt lid van het bestuur te zijn, is verplicht binnen
twee weken na het einde van zijn bestuurslidmaatschap alle onder
hem berustende verenigingsstukken en eigendommen van de
vereniging behoorlijk geordend aan zijn opvolger of aan een
ander daartoe door het bestuur aan te wijzen bestuurslid over te
dragen. Het bestuur kan deze termijn verlengen.

Artikel 8
Commissies/Werkgroepen
De leden van commissies/werkgroepen worden door het bestuur
benoemd. Zij kunnen te allen tijde door het bestuur worden
geschorst en ontslagen. Een door het bestuur ingestelde
commissie kan te allen tijde door het bestuur worden opgeheven.

Artikel 9
Kascommissie; tussentijds onderzoek

De kascommissie is te allen tijde bevoegd, hetzij op verzoek van
het bestuur hetzij uit eigen beweging, een tussentijds onderzoek in
te stellen. Artikel 14 lid 3 der statuten is op een dergelijk
tussentijds onderzoek van overeenkomstige toepassing.
Een tussentijds onderzoek wordt in ieder geval ingesteld wanneer
een aftredend penningmeester de boekhouding en de kas en
waarden aan zijn opvolger overdraagt.
De kascommissie brengt van een tussentijds onderzoek
schriftelijk verslag aan het bestuur uit.

Artikel 10
Algemene Vergaderingen; agendapunten en voorstellen

De Algemene Vergadering kan geen besluiten nemen over een
onderwerp, dat niet duidelijk in de agenda als te behandelen
agendapunt is omschreven.
Van brieven die aan de Algemene Vergadering zijn gericht, wordt
in de eerstvolgende Algemene Vergadering bij de behandeling
van het agendapunt ‘Ingekomen stukken’ mededeling gedaan. Zij
vormen geen onderwerp van beraadslaging indien zij niet
afzonderlijk als te behandelen agendapunt op de agenda zijn
vermeld of met een ander agendapunt verband houden, tenzij de
vergadering anders besluit. De Algemene Vergadering kan echter
ook in dat geval niet afwijken van het eerste lid.
3.Ieder lid kan tijdens de vergadering over één agendapunt niet
vaker dan twee maal het woord voeren, tenzij met toestemming
van de voorzitter of van de vergadering.
4.Ieder stemgerechtigd lid kan tijdens de vergadering een voorstel
van orde doen. Een dergelijk voorstel betreft de wijze van
behandeling van de agenda of van een agendapunt.
5.Ieder stemgerechtigd lid kan tijdens de vergadering een duidelijk
omschreven voorstel indienen betreffende een agendapunt dat aan
de orde is. Het voorstel vormt slechts onderwerp van
beraadslaging indien het door tenminste vier andere aanwezige
stemgerechtigde leden wordt ondersteund.
6.Ieder stemgerechtigd lid kan tijdens de vergadering een
amendement indienen. Een amendement behelst een duidelijk
omschreven voorstel tot wijziging van een voorstel dat aan de
orde is. Het amendement vormt slechts onderwerp van
beraadslaging indien het door tenminste vier andere aanwezige
stemgerechtigde leden wordt ondersteund.
7.Ieder stemgerechtigd lid kan tijdens de vergadering een motie
indienen. Een motie behelst een duidelijk omschreven voorstel
om een oordeel uit te spreken of een verzoek te doen. De motie
vormt slechts onderwerp van beraadslaging indien deze door
tenminste vier andere aanwezige stemgerechtigde leden wordt
ondersteund. Een motie die niet betrekking heeft op een bepaald
agendapunt, kan bij de rondvraag worden ingediend.
8.Indien in een aangenomen motie aan het bestuur gevraagd wordt
iets te doen of na te laten, het nemen van besluiten daaronder
begrepen, dan beraadt het bestuur zich in de eerstvolgende
bestuursvergadering en maakt zijn genomen besluit zo spoedig
mogelijk in een digitale nieuwsbrief bekend. Indien het bestuur
besluit aan de motie geen gevolg te geven, is het verplicht het
onderwerp op de agenda voor de eerstvolgende Algemene
Vergadering als te behandelen agendapunt te vermelden.

Artikel 11
Algemene Vergaderingen; stemmingen

Een in een Algemene Vergadering uitgebrachte stem is ongeldig,
indien de keuze van het betreffende lid daaruit naar het oordeel
van de voorzitter of, als een stembureau is gevormd, naar het
oordeel van het stembureau niet duidelijk en ondubbelzinnig
blijkt.
Een schriftelijke stemming is ongeldig, indien meer stemmen zijn
uitgebracht dan er stemgerechtigde leden aanwezig zijn en het
verschil op de uitslag van de stemming van invloed kan zijn.

Artikel 12
Algemene Vergaderingen; orde
De voorzitter kan aan een lid dat tijdens de vergadering
onfatsoenlijke taal gebruikt of zich op andere wijze misdraagt, na
waarschuwing het recht ontnemen om bij het betreffende
agendapunt of gedurende de gehele vergadering verder het woord
te voeren. Bij herhaald wangedrag kan de voorzitter het lid het
recht ontnemen de vergadering verder bij te wonen.

Artikel 13
Contributie

Nieuwe leden die na één juli als lid worden toegelaten, betalen de
helft van de contributie van het lopende verenigingsjaar en de
contributie voor het nieuwe verenigingsjaar.
Artikel 7 van de statuten is hierop van overeenkomstige
toepassing.

Artikel 14
Representatie

De leden wekken tegenover derden niet de indruk dat zij de
verenging representeren, tenzij zij deel uitmaken van het bestuur
of door het bestuur uitdrukkelijk tot representatie zijn gemachtigd.

Artikel 15
Nieuwsbrief

Het bestuur bevordert, dat tenminste twee maal per jaar een
digitale nieuwsbrief als orgaan van de vereniging verschijnt.
Het bestuur benoemt een redactiecommissie, bestaande uit een
bestuurslid als gedelegeerde van het bestuur, aangevuld met
leden die geen lid zijn van het bestuur.
Het bestuur bepaalt binnen de grenzen van de begroting de
omvang en vormgeving van het clubblad na overleg met de
redactiecommissie.
De redactiecommissie bepaalt de inhoud van de nieuwsbrief met
inachtneming van het in dit artikel bepaalde. Zij beslist bij
meerderheid van stemmen over de plaatsing van artikelen en
andere bijdragen. Staken de stemmen, dan wordt geacht tot
plaatsing te zijn besloten.
5.Indien de plaatsing van een door een lid ingezonden bijdrage
wordt geweigerd, dan wordt de kopij binnen twee maanden na
inzending aan de inzender teruggezonden onder opgave van de
reden van weigering. Indien het betrokken lid zich met deze
weigering niet kan verenigen, dan kan hij zich ter zake schriftelijk
tot het bestuur wenden. Het bestuur neemt zo mogelijk in zijn
eerstvolgende vergadering een beslissing en deelt deze schriftelijk
en gemotiveerd mee aan de inzender en aan de
redactiecommissie. Indien het bestuur alsnog tot plaatsing besluit,
is de redactiecommissie tot plaatsing verplicht. Zij kan echter
onder verwijzing naar het bepaalde in dit lid tot uitdrukking
brengen, dat plaatsing onder verantwoordelijkheid van het bestuur
geschiedt.
6.In de nieuwsbrief worden in ieder geval vermeld:
a. de namen en adressen van de bestuursleden;
b. de door het bestuur ingestelde commissies en het
correspondentieadres van deze commissies;
c. mededelingen van het bestuur en van de commissies;
d. verslagen van de evenementen.
Het advertentietarief wordt door het bestuur bepaald. Het bestuur
beslist omtrent de plaatsing van advertenties.

Artikel 16
Website

Het bestuur bevordert, een goed onderhouden website welke naast
de nieuwsbrief zal bestaan.
De website zal regelmatig updates ondergaan welke onder
verantwoording vallen van het bestuur.
De website bevat in ieder geval
a. de namen en e-mailadressen van de bestuursleden;
b. de door het bestuur ingestelde commissies en het
correspondentieadres van deze commissies;
c. de meest recente statuten en huishoudelijke reglementen;
d. verslagen van evenementen;
e. de meest recente rasstandaard van de Shiloh Shepherd
e. de mogelijkheid online het lidmaatschapsformulier in te vullen
en te verzenden

Artikel 17
Vergoedingen

De leden van het bestuur genieten ten laste van de vereniging een
vergoeding voor noodzakelijk gemaakte reis- en verblijfkosten,
porti en telefoonkosten.
De vergoeding voor reiskosten wordt gebaseerd op de kosten van
openbaar vervoer, tenzij de reis doelmatiger per auto kan worden
gemaakt, in welk geval per gereden kilometer een bedrag wordt
vergoed, dat door de Algemene Vergadering wordt bepaald. De
overige vergoedingen zijn gelijk aan de werkelijk gemaakte
kosten.
Het bestuur kan voor de te vergoeden verblijfkosten maxima
bepalen. Voor meerdaagse reizen en voor reizen naar het
buitenland is voorafgaande toestemming van het bestuur nodig.
De kosten moeten schriftelijk gedeclareerd worden in het jaar
waarin zij zijn gemaakt. De penningmeester gaat niet tot
uitbetaling over dan nadat de declaratie door de voorzitter of, als
het de voorzitter zelf of een niet-bestuurslid betreft, door een
ander daarvoor het meest in aanmerking komend bestuurslid voor
akkoord is mede ondertekend.
Het bestuur kan bepalen, dat dit artikel ook van toepassing is op
leden van commissies en op anderen die ter uitvoering van een
bestuursopdracht kosten hebben gemaakt.

Artikel 18
Introductie
Ieder lid kan met toestemming van de voorzitter één persoon
introduceren bij bijeenkomsten en vergaderingen, tenzij het
bestuur heeft bepaald dat voor een bepaalde bijeenkomst of
vergadering introductie niet is toegestaan.

Artikel 19
Onvoorziene gevallen
In gevallen waarin de wet, de statuten en dit reglement niet
voorzien, beslist het bestuur. Over zijn beslissing legt het bestuur
desgevraagd verantwoording aan de Algemene Vergadering af.